Retningslinjer for valgkomiteen (Vedtatt av SST6 23-24)

Disse retningslinjene er gjeldende til nye er vedtatt. Retningslinjene kan revideres av landsstyret ved behov.
Valgkomiteens oppgave er å innstille på verv i henhold til vedtektene § 10.3.Valgkomiteen skal bidra til at posisjonene i NSO fylles av dyktige studentrepresentanter med politisk engasjement, organisasjonsforståelse og studentperspektivet.
Valgkomiteen skal bidra til å sikre en god valgkultur i NSO, og arbeide for at kandidater til verv som velges av landsmøtet og landsstyret opplever en god, ryddig og trygg valgprosess. Alle forslag valgkomiteen mottar, samt all informasjon kandidatene ikke selv godkjenner at videreformidles, skal behandles konfidensielt og makuleres/slettes i etterkant av gjennomført valg. Alle kandidater som stiller til valg skal behandles på en rettferdig måte, og ha like muligheter til å vise sin egnethet.

Valgkomiteen skal
• Aktivt søke etter gode kandidater til vervene de skal innstille på i henhold til vedtektene §10.3.4, og oppfordre potensielle kandidater til å stille til valg.
• Være bevisst sitt helhetlige rekrutteringsansvar, og motivere til videre engasjement i NSO, samt jobbe for at flere nye velger å engasjere seg i organisasjonen.
• Etterstrebe å være representert på nasjonale konferanser og seminarer i regi av NSO, med formål om å bli kjent med tillitsvalgte og potensielle kandidater.
• Bistå med promotering og synliggjøring av valg og kandidater i samråd med arbeidsutvalget og kontoret.
• Signere taushetserklæring i starten av perioden.
• Primært bruke komiteens e-postliste, for å sikre god kommunikasjon og kontinuitet.
• Utarbeide et erfaringsnotat som skal legges i valgkomiteens mappesystem hos NSO.
• Gjennomføre et overlappsmøte sammen med kontaktperson i arbeidsutvalget og administrativt ansvarlig for valg i sekretariatet.
• I samarbeid med kontoret sette frister for å stille til valg for å bli vurdert av valgkomiteen.

Valgkomitéleder skal
• Fungere som bindeledd mellom komiteen, arbeidsutvalget og kontaktperson i sekretariatet
• Være komiteens talsperson innad i organisasjonen.
• Levere rapporter til landsstyremøter i henhold til fastsatte frister.
• Innen utgangen av august sette opp en arbeidsplan og et budsjett for perioden, i tråd med budsjettrammen og årshjulet.
• Ha ansvaret for gjennomføring av komiteens samlinger, herunder; sette opp dagsorden, sørge for at reiser blir bestilt i henhold til miljø- og økonomireglementet og organisere det praktiske.
• Levere signerte taushetserklæringer for medlemmene i valgkomiteen til kontoret.
• Formidle videre til kontaktperson i arbeidsutvalget og kontaktperson i sekretariatet dersom komiteen ønsker bistand fra kontoret ut over det som fremgår av retningslinjene.

Innstillinger
• Valgkomiteen skal innstille på kandidater til verv det er angitt i vedtektene at de skal innstille til. Valgkomiteen skal innstille i henhold til vedtektenes § 13.2, og ta hensyn til geografisk spredning og mangfold blant kandidatene.
• Valgkomiteen kan innstille kandidater til andre verv enn de har stilt til. Dette må skje i dialog med den aktuelle kandidaten og kandidaten må gjøres kjent med omrokkeringen før innstillingen offentliggjøres.
• Valgkomiteen skal informere kandidater om de blir innstilt eller ikke før innstillingen offentliggjøres, og oppgi begrunnelse til den respektive kandidaten dersom dette etterspørres.
• Valgkomiteen skal orientere om innstillingen sin for valgforsamlingen. Alle dissenser skal begrunnes og legges frem for valgforsamlingen, sammen med informasjon om hvem som har tatt ut dissens.
• Valgkomiteens innstillinger til arbeidsutvalget skal offentliggjøres på NSOs nettsider senest tre uker før landsmøtet. Øvrige innstillinger til landsmøtet skal offentliggjøres på NSOs nettsider senest en uke før landsmøtet.

Habilitet
• Valgkomiteen skal kontinuerlig vurdere egen habilitet, i tråd med vedtektenes §16.6. I tvilstilfeller skal valgkomiteen konsultere kontrollkomiteen før de melder seg inhabile i en sak.
• I tilfeller hvor en representant er inhabil og ikke deltar i en innstilling, skal det informeres til valgforsamlingen hvem som er inhabil.
• Medlemmer av valgkomiteen skal ikke behandle innstillinger på verv i organer de selv stiller til.

Økonomi
• Under komitesamlinger skal budsjett godkjennes på forhånd av kontaktpersonen i arbeidsutvalget. Valgkomiteen skal følge retningslinjer for utgifter i forbindelse med komitesamlinger.

Arbeidsutvalget skal
• Fordele ansvaret for å være kontaktperson for valgkomiteen til ett medlem i arbeidsutvalget, som sammen med kontaktperson i sekretariatet skal ha dialogen med valgkomiteen. Dersom kontaktpersonen fra arbeidsutvalget selv stiller til et valg valgkomiteen skal innstille til, skal arbeidsutvalget bytte kontaktperson.
• Godkjenne og følge opp valgkomiteens budsjett.
• Bruke komiteens e-postliste, for å sikre god kommunikasjon og kontinuitet.
• Innen utgangen av august gjennomføre et forventningsavklaringsmøte med valgkomiteen for perioden.
• Innen utgangen av desember gjennomføre et møte med valgkomiteen for å avklare frister og prosesser for valg i vårsemesteret, som skal tilgjengeliggjøres på NSOs nettsider.
• Ha det overordnede ansvaret for promotering og synliggjøring av valg og kandidater.
• Fastsette praktiske frister i forbindelse med gjennomføring av valg, samt ha det administrative ansvaret for valg.