Miljø- og økonomireglement (LS5 25-26)

Miljø- og økonomireglement

Vedtatt LS5 25/26

Om dette reglementet

I henhold til vedtektenes § 3.2.1 setter miljø- og økonomireglementet med tilhørende retningslinjer økonomiske standarder og retninger for organisasjonen.

Det angir hvem som har interne fullmakter i organisasjonen, hvilke prosedyrer som skal følges og hvilke satser som gjelder. Reglementet vedtas av landsstyret i henhold til vedtektenes § 3.2.

1      Interne fullmakter og bestemmelser

1.1      Arbeidsutvalget (AU)

AU er Norsk studentorganisasjons (NSO) utøvende organ. AU, utøvende ved leder, innehar ansvaret for at organisasjonens økonomi forvaltes og disponeres på en forsvarlig måte og innenfor de rammer gitt av landsstyret (LS) og landsmøtet (LM). AU er ansvarlig for:

• å effektuere alle vedtak av økonomisk karakter, organisasjonens regnskapsføring og budsjettkontroll.
• at organisasjonen har en god og effektiv økonomiforvaltning.
• å utarbeide regnskapsrapporter og forslag til budsjetter.
• at landsstyret informeres om organisasjonens økonomiske tilstand og utvikling.

1.2      Fullmakter

• Låneopptak: I henhold til vedtektenes § 14.2 kan Landsmøte og landsstyret med kvalifisert flertall, vedta at organisasjonen skal ta opp lån. I slike tilfeller skal kontrollkomiteen varsles og uttale seg eksplisitt. Låneopptak som ikke er vedtatt av Landsmøte eller av landsstyret, er ikke gyldig for organisasjonen, og ansvaret for slike lån påligger den/de som har tatt opp lånet.
• Brudd på reglementet: Brudd på dette reglementet kan medføre bortfall av retten til å få dekket kostnader av NSO.
• Rett til å bestille varer og tjenester, samt inngå avtaler med tjenesteyter på vegne av organisasjonen: Retten innehas av leder, nestleder, sekretariatsleder og økonomikonsulent, i henhold til gjeldende budsjett.
• Signaturrett: Innehas av leder og sekretariatsleder i fellesskap.
• Organisasjonens bankkontoer og bruk av nettbank: Leder, nestleder eller sekretariatsleder eller dens stedfortreder skal signere alle fakturaer og bilag for utbetaling. Leder, nestleder og sekretariatsleder eller dens stedfortreder kan ikke signere sine egne fakturaer. Sekretariatsleder og økonomikonsulent har tilgang til organisasjonens nettbank. Sekretariatsleder innehar prokura for NSO. Andre ansatte kan inngå mindre avtaler på vegne av organisasjonen innenfor sitt ansvarsområde.

1.3      Arbeidsforhold for AU og innleid arbeidskraft

1. Ekstra personalhjelp: Sekretariatsleder kan tilsette og avlønne ekstra personalhjelp. Lønn fastsettes av sekretariatsleder i samarbeid med leder eller nestleder. Konsulenthjelp kan innhentes av sekretariatsleder.

2. Lønnsforhandlinger: Lønnsforhandlinger med de ansatte foretas av sekretariatsleder og leder eller nestleder i AU

3. Eksterne honorar og møtegodtgjørelser: Alle tillitsvalgte i NSO beholder selv sine honorarer og møtegodtgjørelser for eksterne verv, med unntak av medlemmer av arbeidsutvalget.

4. Honorering: Honorering av bidragsytere til organisasjonen bestemmes av leder, nestleder eller sekretariatsleder. Honorering av interne representanter i interne komiteer og utvalg skal behandles i landsstyret.

5. Forskudd på lønn: I ekstraordinære tilfeller kan arbeidstakeren få inntil én månedslønn utbetalt på forskudd. Det skal inngås skriftlig avtale med arbeidstakeren om tilbakebetaling. Eventuelt utestående forskudd skal være tilbakebetalt i sin helhet før det innvilges ytterligere forskudd på lønn. Eventuelt utestående forskudd ved endt periode, trekkes fra sluttoppgjør.

6. Retningslinjer for dekking av flyttegodtgjørelse: Organisasjonen kan, etter søknad, dekke flyttekostnader i forbindelse med tiltredelse i vervet som heltidstillitsvalgt. NSO dekker ikke: pakking av flyttegodset, installering av utstyr i det nye bostedet eller forsikring av flyttelasset.

7. Depositumslån: Dersom tillitsvalgte i lønnet stilling må betale depositum ved innflytting i ny bolig, kan hele eller deler av dette dekkes av organisasjonen. Depositumet forvaltes i henhold til husleieloven. Den tillitsvalgte signerer en gjeldserklæring på beløpet. Sikkerhet for lånet tas i vedkommendes feriepenger og lånet er begrenset til én månedslønn. Når vedkommende slutter i vervet, eller ved leieforholdets opphør dersom dette inntrer tidligere, skal depositumet med påløpte renter betales tilbake.

Følgende er gjeldende for arbeidsutvalgets økonomiske vilkår:

• AU lønnes i Lønnstrinn 24 i henhold til Finansforbundets lønnsregulativ. Lønnen følger den årlige utviklingen i dette spesifikke lønnstrinnet.
• Organisasjonen dekker dokumenterte utgifter til privat pensjonsspareavtale med inntil 8% av årslønnen per AU-medlem per AU-periode.
• Organisasjonen dekker månedskort for kollektivtransport eller alternative former for klimavennlig transport for AU, begrenset oppad til kostnaden av månedskort for Ruter sone 1.
• NSO dekker også dokumenterte utgifter til idretts- og treningsrelaterte aktiviteter oppad begrenset til 4500 per AU-medlem per AU-periode.

2      Refusjonsordninger for tillitsvalgte i organisasjonen

Dette kapittelet gjelder for representasjon på vegne av NSO, tillitsvalgte i organisasjonen, samt deltakelse på arrangementer i regi av organisasjonen. Andre som utfører oppdrag for, eller opptrer på vegne av, organisasjonen kan, etter avtale, komme inn under bestemmelsene i kapittelet.

Personalmessige vurderinger for AU og andre kan gjøres av leder eller sekretariatsleder.

2.1      Reise- og oppholdskostnader på møter og arrangement i NSO

1. Det skal informeres om hvem organisasjonen dekker reise og opphold for i innkallingen/invitasjonen til det enkelte møte eller arrangement. Som hovedregel dekkes reise og opphold for de med møteplikt som har behov for overnatting. Det skal videre informeres om hvordan reise bestilles og hvorvidt NSO sørger for felles innkvartering.

2. Reise og opphold i tilknytning til møter og arrangement i regi av NSO skal foretas på billigste måte, og bestilles senest 2 uker før arrangementstart, med mindre innkalling eller invitasjon spesifiserer andre frister. Eventuelle unntak skal på forhånd avklares skriftlig med leder eller nestleder og det skal foreligge begrunnelse

3. Reise dekkes tur/retur tilhørende utdanningsinstitusjon i Norge. Eventuell reiser til/fra andre steder skal avklares med leder eller nestleder før reisen bestilles. Reiser til/fra utlandet skal godkjennes på forhånd av leder eller nestleder.

4. Der organisasjonen sørger for felles innkvartering og bespisning på møter og arrangement dekkes ingen andre muligheter for de som skal delta. Det dekkes heller ikke andre utgifter som påløper dersom representanter velger andre muligheter enn det organisasjonen arrangerer/anbefaler.

5. Drosje skal i utgangspunktet ikke benyttes. Bruk av drosje som ikke er forhåndsgodkjent av leder eller nestleder vil kun refunderes dersom dette er billigste eller eneste transportmulighet, eller i særlige tilfeller.

6. Organisasjonen dekker kjøregodtgjørelse/bruk av eget kjøretøy kun dersom det er innhentet tillatelse fra leder eller nestleder før reisens start. Kjøregodtgjørelse føres i reiseregning og i henhold til statens skattefrie satser for kjøregodtgjørelse.

7. All bruk av eget kjøretøy til møter og arrangementer er frivillig, og organisasjonen dekker ikke skader på (eller påført av) private kjøretøy som blir brukt. Bøter dekkes ikke av organisasjonen. Ved skader på (eller påført av) kjøretøy leid av organisasjonen dekkes kostnadene ved dette.

2.2.   Diett

1. Utgifter til diett utover planlagte fellesmåltider forekommer unntaksvis og skal forhåndsgodkjennes.

Diettsatser:

Frokost kr 125,-

Lunsj kr 190,-

Middag kr 320,-

Ved fordyrende diettbehov av f.eks helsemessig eller religiøs karakter kan overskridelse av ordinære satser forhåndsgodkjennes etter avtale med leder eller nestleder.

Kostnader knyttet til diett skal dokumenteres med fullverdige kvitteringer.

2. Utenlandsreiser gir rett til diett. Diettgodtgjørelse på tjenestereiser i utlandet dekkes i henhold til statens satser for kostgodtgjørelse utland, eventuelt dekkes enkeltutlegg med kvittering i henhold til samme satser

2.3      Utbetaling og refusjon

1. Alle kvitteringer og annen dokumentasjon på alle utgifter sendes inn senest innen 6 uker etter at reisen er avsluttet. Alle reiseregninger og andre utlegg skal føres på fastsatte skjema. Reise- og oppholdsutgifter refunderes i hovedsak etterskuddsvis. Reiseregninger skal være godkjent og attestert av leder eller nestleder før utbetaling kan finne sted.

2. Reiseutgiftene skal være dokumentert og alle kvitteringer for utgifter som kreves refundert, må legges ved. NB: Ved flyreiser som ikke er bestilt gjennom NSOs reisebestillingssystem skal kvittering eller faktura med opplysninger om navn på reisende, tid og sted for avreise/ankomst samt pris leveres/sendes til organisasjonen innen samme tidsfrist som ved levering av reiseregninger. For billettløse reiser må dokumentasjon på at reisen faktisk er gjennomført legges ved.

3. Dersom tillitsvalgte mener de ikke har fått refusjon i henhold til økonomireglementet kan vedkommende sende en begrunnet klage til arbeidsutvalget. Dersom den tillitsvalgte er uenig i arbeidsutvalgets vurdering, sendes klagen til kontrollkomiteen, som vurderer saken som siste instans.

2.4      Andre avvik og tilbakebetaling

1. Dersom deltakere på møter eller arrangementer velger å ikke delta på deler av programmet, uten å ha gyldig grunn, kan NSO kreve tilbakebetaling av utgifter organisasjonen har hatt i forbindelse med deres deltakelse.

2. Reiser og oppholdskostnader som er bestilt ansees som bindende påmelding når påmeldingsfristen til møtet eller arrangementet har utløpt. Skulle den reisende av ulike årsaker ikke kunne gjennomføre reisen fraskriver organisasjonen seg sin selvpålagte forpliktelse til å dekke kostnadene. Ubenyttede reiser/oppholdskostnader refunderes ikke, og eventuelle påløpte kostnader NSO har lagt ut for vil bli fakturert i etterkant av arrangementet. Unntak som ikke var kjent ved bestilling av reise, som obligatorisk undervisning, representasjon på vegne av NSO, sykdom, omsorg for barn eller andre tungtveiende årsaker kan godkjennes av leder eller nestleder. Endring av bestilt billett dekkes kun i særskilte tilfeller, godkjent av leder eller nestleder på forhånd. Dersom det skal etterfaktureres på grunn av manglende oppmøte eller ugyldig fravær, skal personer som innehar verv valgt av LM eller LS, og som er påmeldt møter eller arrangementer i kraft av disse vervene, bli personlig etterfakturert. Personer som er valgt eller oppnevnt av de lokale studentdemokratiene holdes ikke personlig ansvarlige av NSO, studentdemokratiene vil motta faktura på deres vegne.

2.5      Andre ordninger

1. Utgifter til barnepass: Reelle utgifter til barnepass, opp til kr 4 000 pr år, dekkes av organisasjonen ved dokumentasjon.

2. Legeerklæring/dokumentasjon kan bes framlagt ved behov for tilrettelegging av helsemessige årsaker som vil medføre økte utgifter for organisasjonen.

3. Ved representasjon der økonomireglementet strider imot avtaler gjort av arrangør kan det gjøres unntak, eksempelvis dersom hotell og bevertning er en del av en totalpakke eller bestilles av arrangøren.

4. Hvis annet ikke er spesifisert, følger organisasjonens økonomireglement statens direktiver.

5. Som hovedregel dekkes ikke utgifter til alkoholholdige drikkevarer. Unntak skal godkjennes av minst to av leder, nestleder og sekretariatsleder.

3      Bærekrafts- og miljøbestemmelser

Vi har alle et ansvar for å begrense klimafotavtrykket vårt. NSOs virksomhet skal være bærekraftig og bidra til målet om et lavutslippssamfunn, samtidig som organisasjonen opprettholder aktivitet rundt om i landet.

3.1      Transport

Som hovedregel skal det velges tog, buss, eller andre miljøvennlige transportmidler, fremfor fly.

Unntak kan gjøres dersom miljøvennlig transport innebærer en urimelig merkostnad eller vesentlig ulempe for NSO eller den reisende. Ved ønske om sovekupé, må det forhåndsgodkjennes. Eventuelle unntak gjøres dersom mer miljøvennlige transportmidler har en reisetid på over 6 timer. Andre unntak forhåndsgodkjennes av leder eller nestleder.

3.2      Varer og tjenester

Ved valg av varer, leverandører og tjenester skal det tas hensyn til både pris, etikk og miljø.