Retningslinjer for Frifond (LS5 25/26)

Retningslinjer for frifond i Norsk studentorganisasjon

Vedtatt LS5 25-26

1 Om retningslinjene
1.1 Disse retningslinjene regulerer forvaltningen av Frifond organisasjon innad i NSO.

2 Støtteberettigede prosjekter
2.1 Midlene fra Frifond organisasjon skal gå til lokalt organiserte prosjekter relatert til studentpolitisk arbeid. Det øverste studentdemokratiet ved utdanningsinstitusjonen må søke og stå ansvarlig for prosjektet.

2.2 Søknader til lokale politiske kampanjer og lignende skal ikke være i strid med formålet til NSO.

2.3 Midlene skal kun brukes til aktivitet innenlands. For utenlandsk aktivitet henvises det til NSOs fond for internasjonale prosjekter.

2.4.Støtte skal ikke brukes:

• til lønn, honorar eller frikjøp av interne ressurser ved institusjonen/organisasjonen
• til innsamlingsaktivitet,
• for å bygge egenkapital,
• utenfor Norge eller,
• på ulovlige rusmidler, alkohol og tobakk.

2.5 Midlene skal gå til å utvikle studentdemokratiene og bidra til å oppfylle ett eller flere av følgende mål

• Bidra til rekruttering til studentdemokratiet
• Bidra til engasjement og valgoppslutning i studentvalg
• Bidra til læring og politisk og/eller organisatorisk faglig utvikling blant tillitsvalgte
• Bygge og utvikle organisasjonskultur
• Bidra til å utvikle ny politikk
• Bidra til økt innflytelse eller gjennomslag for studentdemokratiets eller NSOs politikk

3. Søknad og tildeling

3.1 Medlemslag i NSO er søknadsberettiget og det øverste valgte studentdemokratiske organet står ansvarlig for søknad, gjennomføring av aktivitet, disponering av midlene og rapportering.

3.2 Arbeidsutvalget behandler søknader og tildeler midler på tildelingsmøter seks (6) ganger i året. Arbeidsutvalget skal fordele årets frifond midler slik at det deles ut midler på alle tildelingsmøtene.

3.3 Søknadsfrist for å få behandlet søknaden på påfølgende tildelingsmøte er

• februar
• mars
• mai
• august
• september
• november

Søknader som sendes inn etter fristen og søknader som mangler nødvendig informasjon eller beskrivelser innen søknadsfristen vil ikke bli realitetsbehandlet på påfølgende tildelingsmøte.

3.4 Søkere skal motta skriftlig tilbakemelding på søknaden innen tre (3) uker etter søknadsfristen.

3.5 Søknad skal sendes inn på eget søknadsskjema og skal inneholde følgende:

• Hvilket fond det søkes midler fra
• Hvilke(t) av de søknadsberettigende målene søker ønsker å oppnå og en beskrivelse av hvordan tenkt aktivitet vil bidra til å oppnå disse målene.
• Søknadssum
• Tentativt budsjett som viser hva midlene skal brukes på. Budsjettet skal gjenspeile målene for prosjektet og der det velges dyre alternativer må dette begrunnes godt.
• Tentativ aktivitetsplan

3.6 Arbeidsutvalget tildeler midler og står fritt til å innvilge, avvise eller avkorte søknadssummen. Alle søknader som behandles på samme tildelingsmøte ses i sammenheng. Arbeidsutvalgets vurderinger skal følge følgende kriterier:

• Rettferdig fordeling mellom medlemslagene. Søknader kan avslås i sin helhet eller avkortes dersom andre medlemslag som ikke har fått tildelt midler søker i samme runde. Tildeling av frifond ses også her i sammenheng med andre fondstildelinger.
• Hvilke mål søker ønsker å oppnå og i hvilken grad aktiviteten beskrevet i søknaden fører til måloppnåelse. Arbeidsutvalget kan avvise eller avkorte søknadssummen fordi de mener søknaden ikke i tilstrekkelig grad oppnår målene.
• Om pengebruken i budsjettet står i forhold til måloppnåelsen. Arbeidsutvalget kan avvise eller avkorte søknadssummen dersom de mener at pengebruken er for høy i forhold til måloppnåelsen.
• Søknader som beskriver godt hvordan tiltakene vil bidra til utvikling av organisasjonen prioriteres over søknader hvor aktivitetene beskrevet ligner mer på ordinær drift.

3.7 Det kan maksimalt søkes om 60 000 kr per søknad.

3.8 Medlemslaget kan omdisponere midler og gjøre endringer i aktiviteten det er søkt penger til etter vedtak om tilskudd så lenge aktiviteten og pengebruk fortsatt er i tråd med retningslinjene og oppfyller de målene søker har beskrevet.

4 Utbetaling og rapportering

4.1 Kontonummeret for utbetaling av midlene kan ikke være registrert på en privatperson.

4.2 Søkeren plikter å sende inn et akseptskjema innen én (1) uke etter søknaden er innvilget. Midlene blir utbetalt etter avtale etter at NSO har mottatt akseptskjemaet. Utbetaling skjer uansett senest 15. desember.

4.3 Søkere som har fått innvilget søknaden plikter å sende inn en rapport for bruken av midlene senest én (1) måned etter prosjektet er avsluttet. I rapporten skal søker beskrive prosjektets gjennomføring og vurdere i hvilken grad målene ble oppfylt, samt legge ved regnskap og bilag for prosjektet.

4.3.1 Søker kan ikke sende inn ny søknad fram til fondsrapport er levert og eventuelle utestående midler er tilbakebetalt.

4.4 Ubrukte Frifondsmidler må tilbakebetales til NSO. Fristen for tilbakebetaling er én (1) måned etter prosjektet er avsluttet. Ubrukte midler må uansett tilbakebetales seinest innen 1. desember året etter tilskuddsåret.

4.5 Medlemslag kan ikke ha midler fra flere tilskuddsår på konto samtidig. Midler fra tidligere tilskuddsår må være tilbakebetalt for at et medlemslag skal kunne få støtte fra midlene til et annet.

5 Klageadgang

5.1 Dersom søknaden er avvist skal tilbakemeldingen inneholde en begrunnelse for avslaget, samt informasjon om adgang til klage. Delvis innvilgede søknadssummer gir ikke rett til klage.

5.2 Skriftlig klage sendes til arbeidsutvalget senest to (2) uker etter arbeidsutvalgets vedtak er mottatt. Klagen må være begrunnet.

5.3 Dersom arbeidsutvalget avviser en klage, kan søker opprettholde sin klage. Klagen sendes da videre til landsstyret for behandling. Vedtak i landsstyret er endelig.

6 Andre forhold

6.1 Arbeidsutvalget plikter å informere medlemmene om muligheten til å søke. Retningslinjene skal være tilgjengelig for medlemmene.

6.2 NSO kan ta ut inntil 5% av midlene som tildeles medlemslag ut i administrasjon, såframt det er restmidler igjen til dette ved slutten av tilskuddsåret.

All kommunikasjon, inkludert akseptskjema og rapporter sendes til fond@student.no